Meer overzicht en minder tijd kwijt aan zoeken naar mails of bestanden, wie wil dit nou niet? Onderstaande stappen helpen je een opgeruimde mailbox en verkenner te krijgen. Bijkomend voordeel; als je voor beiden dezelfde benaming gebruikt krijg je eenzelfde archief structuur wat het makkelijker maakt je stukken te archiveren en terug te vinden.
Hoe je een slimme digitale archief structuur opzet?
Hier lees je de stappen:
- Maak per jaar eenmalig een nieuwe digitale mappenstructuur aan voor het komende jaar. Hiermee werk je altijd met actuele mappen en voorkom je dat je moet zoeken tussen mappen over onderwerpen die achterhaald zijn.
- Maak een nieuwe map in je Outlook aan onder Postvak In (klik hiervoor op je rechtermuisknop) en geef deze map de naam ‘archief 2023’.
- Hang hieronder alvast je standaard archiefmappen (bijvoorbeeld van overleggen, lopende projecten of lezen). Maak, indien nodig, in de loop van het jaar nieuwe mappen aan. Tip: hoe minder sub-mappen je maakt, hoe sneller het archiveren gaat.
- Had je nog geen archiefmap voor het jaar 2022 (of daarvoor)? Maak deze dan alsnog aan en plaats hieronder alle sub-mappen die je in de loop van de tijd gemaakt hebt en noem de map ‘archief 2022 en eerder’.
- Als je in je inbox nog (een berg) mails hebt staan; maak dan een map ‘ongesorteerd mail archief’ aan en verplaats al je gelezen mails uit je postvak In naar deze map. Zo heb je in een keer een opgeschoonde inbox zonder ook maar een mail weggegooid te hebben!
Als je nu alle jaarmappen dicht klikt heb je geen losse mappen meer, maar alleen jaarmappen. Hoe overzichtelijk werkt dit!
Enthousiast en wil je je mailbox verder structureren? Klik dan hier.
