Licht de ander in wanneer je op een later moment een (uitgebreid) antwoord stuurt op een email. Dit voorkomt dat je mail krijgt met de, irritante, vraag of je het vorige berichtje hebt ontvangen en of je alsnog wilt reageren.
Als je zelf een email verstuurt vind je het vast ook prettig om te weten wanneer je een antwoord kunt verwachten. Maak er dan ook een goede gewoonte van om de ander te laten weten wanneer jij een bepaalde email in behandeling neemt. Zeker als het gaat om mail die meer tijd vraagt om te beantwoorden.
Nu afhandelen of plan in voor later
Veel email kun je binnen twee minuten afhandelen. Doe dit dan ook. Later nog een keer dezelfde email doorlezen kost meer tijd dan meteen reageren. Maar, voorkom de verleiding om direct een email af te willen handelen waarvoor je meer tijd nodig hebt.
Plan het beantwoorden van een uitgebreide mail liever in je agenda in, op het moment dat je hier tijd voor hebt. Stuur de zender even een berichtje waarin je aangeeft wanneer ze je reactie kan verwachten.
Extra mail voor minder verstoringen
Door jouw extra mail is de kans veel kleiner dat je nu nog tussendoor berichtjes krijgt. Daarnaast is mijn ervaring dat je door een tussenberichtje ook ‘tijd kunt krijgen’. Het gebeurt regelmatig dat ik het volgende antwoord krijg als ik aangeef wanneer ik antwoord: ‘Oh, het mag ook wel een paar dagen later hoor!’.
Meer is uiteindelijk minder
Dus, wil je minder email ontvangen en meer tijd besparen, stuur dan zelf een mailtje meer…!
Wil je handig en snel grip krijgen op je mailbox? Lees hier dan verder.
Je kunt er ook voor kiezen om samen met mij (wel zo gezellig!) in vier uurtjes structuur te krijgen in je mailbox en vele super handige tips te horen die je iedere dag weer kunt gebruiken.
