Outlook kent verschrikkelijk veel mogelijkheden en toepassingen en kan meer dan alleen email versturen en je aan afspraken herinneren! Met deze persoonlijke instellingen haal je veel meer uit je Outlook.
Agenda op maat
Werk je niet vijf dagen in de week of niet van 09.00 tot 17.30 uur? Pas je agenda dan aan op je eigen werktijden en werkdagen.
-
- Bestand / Opties / Agenda/ Agenda opties / werktijEens een leukere agendakleur dan altijd maar dat blauw of een wat gezelliger lettertype?
-
- Bestand / Opties / Agenda / Weergave opties
Lastig he, als er geen weeknummers in je agenda staan. Zo zet je ze er in:
-
- Bestand / Opties / Agenda / Weergaveopties opties / zet een vinkje voor weeknummers
Altijd attent naar je contacten
Geen verjaardagen van collega’s en klanten Vergeten? Voer ze een keer in en Outlook zet de verjaardagen automatisch in je agenda.
-
- Contactpersonen / Selecteer gewenste persoon / weergeven – Details / Verjaardag
Handige mail hacks
Door je postvak-in bladeren zonder dat je mails automatisch als gelezen worden gemarkeerd is wel zo prettig.
-
- Bestand / Opties / Geavanceerd / Outlook deelvenster / Leesvenster / Zet alle vinkjes uit / Oké
Stuur als het even kan geen bijlage mee maar een link. Zo heeft iedereen altijd de laatste versie van een bestand, ook als daar wijzigingen in zijn aangebracht.
-
- Ga in het tekstveld van je mail staan / Opnemen / Koppeling / Koppeling invoegen en kies het gewenste bestand
Ook handig
Voeg (buitenlandse) feestdagen toe aan je agenda.
Agenda afspraken automatisch een eigen kleur geven.
Start je outlook in je agenda, niet in je inbox.
Pop-up nieuwe email uitzetten.
In een persoonlijkere en gezellige sfeer samen je Outlook instellen zoals jij het wilt?
Het voelt efficiënt en het lijkt je tijd te schelen als je twee dingen tegelijk doet, zoals je mail afmaken terwijl je een telefoongesprek voert. Maar helaas; multitasken kost je juist alleen maar meer tijd en de kans dat je fouten maakt is groot. Het is slimmer om de dingen na elkaar te doen, in plaats van naast elkaar. Maak er daarom een (nieuwe)werkgewoonte van om met al je aandacht af te maken waarmee je bezig bent, zonder dat je verstoringen toelaat, voordat je overgaat tot de volgende taak.
Wist je dat onze hersenen helemaal niet kunnen multitasken? Praten en wandelen gaat prima samen. Dat komt doordat je hiervoor twee verschillende hersenhelften gebruikt. Maar als je twee (complexe) dingen wilt doen waarbij je dezelfde hersenhelft nodig hebt, zoals mailen en een telefoongesprek voeren, dan gaat het fout.
Je hersenen switchen dan de hele tijd van de ene taak naar de andere. Continue starten ze op en worden ze uitgeschakeld als jij wisselt van het typen naar het praten en andersom. Dit switchen heeft gevolgen voor de kwaliteit (‘uhm, wat zei je ook alweer?’) en snelheid van je werken.
Test jouw multitask talent
In mijn workshop Met meer plezier werken vraag ik of de deelnemers willen onderzoeken hoe goed ze zijn in multitasken. Daar wordt altijd enthousiast op gereageerd. Eerst starten we met een oefening waarbij er twee dingen tegelijk gedaan moeten worden. Daarna doen we de oefening opnieuw maar maken we eerst een ding af, daarna het andere. Bij beide oefeningen neem ik de tijd op en vraag ik of het moeilijk of makkelijk was om te doen.
Het leuke is dat de antwoorden altijd hetzelfde zijn; het multitasken was te doen (al hebben de meesten wel ergens een foutje gemaakt) alleen was het singletasken echt veel makkelijker en gaf minder stress.
En de tijd? Die spreekt voor zich! De singletask opdracht wordt tussen de 30-60% sneller gemaakt, en dan ook nog eens zonder fouten. Misschien leuk om zelf eens een multitask test te doen?
Alleen maar voordelen
Een ding tegelijk doen heeft dus veel voordelen. Allereerst ben je er met je volledige aandacht bij. Luister je immers echt naar de ander als je ondertussen aan het typen bent? Neem de ander, of je werk, dus serieus en geef het de volle aandacht. Dit komt de kwaliteit ervan zeker ten goede. Doordat je met meer concentratie en focus werkzaam bent en geen dingen meer tussendoor doet ben je ook nog eens eerder klaar met je werkzaamheden.
Tips om je werkgewoonten aan te passen
Kijk eens of je een van deze werkgewoonten toe kunt passen om op een werkdag vaker af te ronden wat je van plan was.
- Bepaal je focustijd en zet gedurende die periode je telefoon en notificaties van o.a. nieuwe email uit. Als je klaar bent mag je weer ‘los’ ;).
- Word je veel gestoord door een bepaalde collega? Plan dan vaste overlegmomenten in zodat jullie elkaar tussendoor niet lastig hoeven te vallen.
- Laat je agenda of takenlijst bepalend zijn voor wat je vandaag doet, geef verstoringen die toevallig voorbijkomen geen prioriteit. Plan deze in voor later.
Wil je dus meer uit je dag halen? Doe dan de dingen een voor een na elkaar, in plaats van twee taken naast elkaar!
Tip: wil meer bewust worden van wat andere werkgewoonten je allemaal op kan leveren? Dan geef ik je dit advies…
