Je mailt ze waarschijnlijk best vaak, maar grote kans dat hieronder voor jou nog onbekende tips staan om slimmer mailtjes te sturen naar je collega’s. Ga ze dus lekker gebruiken!
1. Geen bijlage, wel een hyperlink
Voeg jij een bijlage aan je email bericht toe? Niet handig als jij en je collega toegang hebben tot dezelfde directory! Er kleven namelijk nogal wat nadelen aan het versturen van bijlagen. Als je wijzigingen aanbrengt moet je het document bijvoorbeeld telkens opnieuw versturen. Zelf heb ik het wel eens, dat ik denk dat ik in de laatste versie van een bijlage bezig ben, blijkt er toch nog een nieuwere versie is. Al deze onduidelijkheid kun je heel simpel voorkomen; stuur vanaf nu geen bijlagen meer mee maar een hyperlink. Dit is een linkje die de lezer direct toegang geeft tot het originele bestand op de harde schijf. Zijn er wijzigingen in het bestand, dan kan iedereen die de hyperlink opent deze direct zien! Handig bij het delen van protocollen, notulen en bijvoorbeeld formulieren. Zo doe je het:
- Type je tekst, ga naar ‘Invoegen’, ‘Koppelingen’, ‘Koppeling’ of ‘Hyperlink’.
- In het pop-up scherm wat nu verschijnt kun je nu het gewenste bestand kiezen.
- Dubbelklik op het bestand en je ziet de hyperlink in je email verschijnen
2. Onderwerpregel als sms veld
Heb je een korte mededeling voor je collega? Als je je onderwerpregel met een ‘*’ begint dan weet de lezer dat er alleen tekst staat in de onderwerpregel. Ze hoeft de email dus niet te openen en kan lekker snel je bericht lezen (en weggooien). Bijvoorbeeld; *Om 10.15 uur wat lekkers bij de koffie in de kantine!.
3. Gebruik je BCC vaker
Stuur je een mail naar een groep collega’s? Zet alle namen dan in de BCC! Zo kan niemand die nare ‘reply to all’ knop gebruiken…
4. Doe meer met je interne handtekening
Je hoeft echt niet alleen standaard informatie in je digitale handtekening te zetten! Je kunt er namelijk ook heel slim nuttige of leuke informatie in kwijt. Zoals aankondigen wanneer je langer afwezig bent, dat jullie certificering weer verlengd is, of dat je je nog tot en met donderdag aan kunt melden voor de borrel op een geheime locatie.
5. Gedeelde takenlijst voor snel overzicht op jullie project
Mailt jullie (project) groep veel heen en weer? Ik vind het dan soms lastig om goed overzicht te houden op openstaande acties. Daar is een handige oplossing voor; stop met mailen, plaats belangrijke informatie in een gedeelde takenlijst in Outlook! Als je (alleen) mensen van de projectgroep autoriseert voor deze takenmap kunnen jullie makkelijk en overzichtelijk informatie delen. Hier lees je hoe je een gedeelde takenlijst maakt.
Zal ik deze winter gewoon eens een ochtendje (of middag) bij jou en twee van je collega’s langs komen om allerlei slimme email tips met je te delen? Je gaat dan meteen in Outlook aan de slag, zodat je alle handige tips en tricks meteen toe kunt passen! Of mail me info@zoontraining.nl.
