Waarom je takenlijst beter onthoudt dan jouw hoofd!

En jij denkt dat je alle korte klusjes wel onthoudt en hier nog overzicht op hebt ook?! Nou, de werkelijkheid is net een beetje anders! Je hersenen moeten hard werken om al je losse flodders niet te vergeten. Als het er een paar zijn lukt dat misschien nog wel. Alleen, hoe meer open eindjes hoe voller je hoofd en hoe minder ruimte er is om je te focussen op dingen die er echt toe doen. Zorg er dus voor dat je je hoofd vrij maakt voor belangrijkere zaken door te werken met een digitale takenlijst.

Ooit hoorde ik de uitspraak ‘Je hoofd is niet geschikt om te onthouden, wel om te denken’. En volgens mij klopt dat ook wel. Ik kan niet lekker doorwerken als er steeds dingen door mijn hoofd schieten die ik niet moet vergeten, van een afspraak maken voor een onderhoudsbeurt voor mijn fiets tot het aanpassen van de nieuwe regeling. Ik ben dan ook een grote fan van het gebruiken van een takenlijst. Als de mijne ooit zou crashen heb ik echt een probleem want echt waar, alles wat ik nog op wil pakken staat in mijn digitale takenlijst. Maar pas op, een takenlijst werkt alleen goed als je je aan deze drie spelregels houdt!

1. Agenda of takenlijst?

Er zijn twee plekken waar je je lopende werkzaamheden kwijt kunt; in je agenda (zie mijn eerdere blog) en in je takenlijst. Dus het is goed je af te vragen wanneer je welk hulpmiddel gebruikt. Ik hanteer twee criteria;

• Als ik iets precies op dat moment moet doen, dan zet ik dat in mijn agenda. Gaat het om dingen die ik niet moet vergeten om op te pakken zonder strakke deadline, dan krijgen ze een plekje in mijn takenlijst.
• Het andere criterium waaraan een klus moet voldoen wil deze een plekje krijgen op mijn takenlijst, is dat het een klusje is dat ongeveer tien minuten duurt. Heb ik meer tijd nodig dan plan ik de taak in mijn agenda in om er voldoende tijd voor vrij te maken. Klussen die ik echter binnen een paar minuutjes op kan pakken zet ik nooit in mijn takenlijst maar doe ik meteen. Ze opschrijven kost dan meer tijd dan ze meteen af te handelen.

2. Geef je taak een omschrijving die je aan het werk zet!

Ik ken jouw manier van noteren natuurlijk niet, maar er is een grote kans dat je dingen in de trant van ‘klant bellen’, ‘tafeltje reserveren’ of ‘nieuwe handleiding uitwerken’ in je hoofd hebt als taken. Als dat zo is, dan is je eerste actie (klant bellen) voornamelijk vaag, de tweede actie (tafeltje reserveren) is mogelijk al over de afspraakdatum en de derde actie (nieuwe handleiding uitwerken) is geen omschrijving van een taak maar van een project waarmee je wilt starten. Afdeling ‘vage omschrijvingen’ dus. Dat kan veel beter en vooral veel motiverender!

Daarom drie tips om slimmer je taken op te schrijven:

1. Omschrijf concreet welke eerste stap je in de taak moet zetten, zodat meteen voor jezelf duidelijk is wat je moet gaan doen.
2. Vermeld een einddatum (komt zo bij spelregel 3 verder aan de orde).
3. Zorg ervoor dat de omschrijving je motiveert om aan de slag te gaan.

3. Geef je taak altijd een einddatum om tot actie te komen

Je takenlijstje kan nog zo mooi zijn, als je er niet af en toe aan herinnerd wordt dat je iets moet doen dan kom je nog niet verder! Hang dus aan elke taak een herinneringsdatum, dit kan heel handig in Outlook. Je kunt op dat moment beslissen of je er direct mee aan de slag gaat, of dat je een bewuste keuze maakt om de klus op een ander moment te doen. Hiermee houd je altijd de regie over je openstaande taken.

Vergeet één ding niet… Om dagelijks taken af te kunnen handelen is het wel handig om iedere dag in je agenda een tijdsblok ‘taken afhandelen’ te reserveren!