Oké, dan weet je wat je belangrijkste werkzaamheden en overleggen zijn. Je weet ook wat prioriteit heeft en wat nog wel even kan wachten. Hoe maak je hier dan vervolgens een goede dag- en weekplanning van? Een planning die ervoor zorgt dat je je deadlines haalt en die ook past bij je eigen manier van werken? In deze derde stap in de ‘Plezieriger werken challenge’, de challenge die als doel heeft je manier van werken zo aan te passen dat je rust en grip krijgt op je werk! Waarbij je ook nog eens je plannen waarmaakt en je leert je hoe je jouw tijd slimmer kunt indelen.
Korte terugblik… We hebben al twee stappen gezet om plezieriger te werken. Bij de eerste stap heb je geïnventariseerd wat de belangrijkste doelen, en daarmee je kerntaken, in je werk zijn. Als je weet waar je focus ligt kun je al je aandacht op die belangrijkste werkzaamheden vestigen en zo echt dingen bereiken.
Bij stap twee heb je ervaren dat niet al je taken even belangrijk en urgent zijn. Door het leren stellen van de juiste prioriteiten gebruik je je tijd zo slim mogelijk en voorkom je dat je energie verspilt aan klussen waar je helemaal geen tijd aan zou moeten besteden.
Plannen? Hoe dan! En dan gaan we nu stap drie maken. Want ja, als je weet wat je moet doen en in welke volgorde, hoe ga je dat dan vervolgens slim inplannen? Nou, met behulp van deze drie inzichten!
1. Je agenda bepaalt – Zonder mijn agenda ben ik doelloos. Al mijn belangrijke afspraken en taken heb ik hierin een plekje gegeven. Ik zou jou ook willen adviseren om één vast systeem te kiezen waarin je bijhoudt wanneer je wat moet doen. Hiermee heb je een goed overzicht over je dag- en weekindeling en zie je in één oogopslag wanneer je nog ruimte heb of juist niet. Gebruik je agenda dus zeker niet alleen voor het vastleggen van je afspraken met anderen, maar juist ook voor het vastleggen van tijd om te werken aan je eigen doelen, kerntaken en misschien ook wel je dromen!
2. Spelregels voor het vullen van je agenda – Deze spelregels vind jij misschien ook wel handig om aan te houden bij het vullen van je agenda:
- Plan alles, van je taken tot je afspraken. Dus alle werkzaamheden die vallen in het vakje ‘Belangrijk en Niet urgent’ uit het Belangrijk en Urgentschema krijgen bij mij een plekje in mijn agenda. En vergeet niet om daarbij tijd te reserveren om dingen voor te bereiden, te reizen en om direct na afloop je eerste acties uit te kunnen zetten.
- Plan realistisch. We zijn over het algemeen optimistische planners en denken dat werkzaamheden vaak korter duren dan in werkelijkheid het geval is. Plan echter ook niet te veel tijd, dan bestaat de kans dat je die tijd volmaakt. Denk aan het volpraten van een overleg van een uur terwijl je misschien ook binnen 45 minuten kunt afronden.
- Ik geef bij alle acties een begin- en eindtijd aan. Dit helpt mij ook om te leren inschatten hoeveel tijd ik voor iets nodig heb. Daarnaast helpt het mij kaderen door niet eindeloos met iets door te blijven gaan en ook ruimte te hebben voor andere klussen.
- Houd lucht in je agenda. Als je heel je agenda strak na elkaar volpropt, dan heb je geen ruimte voor kleine taken of spontane dingen die voorbij komen.
- Gebruik je agenda niet als verzamelplek voor kleine klusjes, daarvoor is je takenlijst veel beter geschikt. Hierover volgende keer meer in stap 4!
3. Plan je dag zoals het beste bij je past – Je bent nu al een heel eind op weg voor het maken van een goede planning. Alleen, hoe bepaal je op welk moment van de week je met welke taak aan de slag gaat? Ik maak daarbij zelf gebruik van deze drie technieken.
- Kijk naar je bioritme – De eerste is dat ik mijn dagindeling afstem op mijn bioritme. Lastige gesprekken plan ik liefst na tien uur, creatieve dingen doe ik het graag aan het eind van de week. Door te weten wanneer jij het meest prettig aan bepaalde klussen werkt (ben je bijvoorbeeld een ochtend of een avond mens) kun je ervoor gaan zorgen dat je deze werkzaamheden zoveel mogelijk doet op de momenten die het best bij jou passen.
- Start met het belangrijkste – De tweede techniek die ik toepas is om de dag te starten met een klus die vandaag af moet. Email en telefoon blijven zoveel mogelijk nog even uit, ik focus me direct op de af te handelen taak. Dit om te voorkomen dat ik aan het einde van de dag tijd tekort kom en me moet haasten om het alsnog af te krijgen.
- Cluster gelijksoortige werkzaamheden – Mijn derde en laatste tip is om zoveel mogelijk gelijksoortige werkzaamheden te klusteren. Ons hoofd is niet zo goed in het schakelen tussen verschillende activiteiten. Dat schakelen kost tijd omdat we ons iedere keer op iets anders moeten focussen. En dus probeer ik al mijn telefoontjes achter elkaar af te handelen, heb ik een blokje met ‘makkelijke korte klusjes’ en plan ik een middag voor diverse creatieve dingen in.
Start meteen met het maken van je slimme persoonlijke planning!
Je hebt nu alle tools om aan de slag te kunnen:
- Pak daarvoor je Belangrijk / Urgentschema erbij en de lijst met eerst volgende acties die je in stap 2 hebt opgesteld.
- Kies daarna met welke agenda je wilt werken en houd deze aan als jouw enige leidende agenda.
- Plan nu alle actiepunten één voor één in. Gebruik de spelregels en tips gerust als spiekbriefje voor het opstellen van een slimme en efficiënte dag- en weekindeling.
Er staat nu een goede basis die je iedere keer verder kunt breiden. Komen er nieuwe afspraken of werkzaamheden bij? Plan die dan in zoals de principes van hierboven.
Bonus tip; plan zeker de eerste weken een moment in om je nieuwe manier van plannen te evalueren. Wat gaat goed, waar zitten jouw triggers? Hoe beter jij wordt in het gebruik van je agenda, hoe meer concentratie en focus je krijgt om de dingen op te pakken die er voor jou of voor je functie echt toe doen!
Je hoeft het echt niet alleen te doen – Vind je het ontwikkelen van een goede basis te belangrijk om het helemaal zelf te doen? Of worstel je met een aantal dingen? Ik kijk graag met je mee! We maken dan op korte termijn een online afspraak waarbij we ons helemaal kunnen richten op wat voor jou een goede en werkzame planning is die je ondersteunt in het behalen van je doelen. Ik beloof je dat ik je daarnaast volop eye-openers en inspiratie geef die niet in dit artikel staan maar die je graag veel eerder had willen weten…
Mail me meteen even: info@zoontraining.nl!
