Vul jij je dagen eigenlijk wel met de juiste dingen, of verspil je (onbewust) energie en tijd aan klussen die je helemaal niet op zou moeten pakken?! Niet al je werkzaamheden zijn namelijk zo belangrijk en urgent als ze op het eerste oog misschien lijken.
Met deze tweede stap leer je bewust onderscheid maken in wat voor jouw functie belangrijk werk is en wat juist niet. Door het stellen van de juiste prioriteiten krijg je niet alleen duidelijkheid, rust en overzicht. Het zorgt er ook nog eens voor dat je dingen voor elkaar gaat krijgen omdat je focus ligt op de taken die er echt toe doen.
Op een dag komen er allerlei werkzaamheden op je af. Van korte klusjes die nu moeten tot lange termijn projecten. Jij moet daar overzicht in zien te krijgen en het is aan jou om te bepalen welke werkzaamheden je wanneer wel of niet op moet pakken. Alleen, hoe doe je dat en hoe voorkom je dat je je laat leiden door de waan van de dag?
In het ideale geval neem je hier bewust keuzes in. Alleen, jouw dagelijkse praktijk is misschien anders! Als ik zou willen ben ik iedere dag een halve ochtend bezig met het lezen van mijn email. Als er dan nog een collega met een spontane vraag belt en ik lees ergens iets interessants waar ik wat mee wil, zitten we zo na lunchtijd. Al die tijd heb ik geen moment nagedacht of ik met de juiste dingen bezig ben. Ik heb me eigenlijk gewoon laten leiden door de waan van de dag. Het kan anders!
Inventariseer je doelen – Eerst even terug naar stap 1. Hierin ben je aan de slag gegaan met het inventariseren van de belangrijkste taken in jouw functie. Ik gaf aan dat je dit in beeld kunt krijgen door na te gaan waar jij verantwoordelijk voor bent, bij welke projecten je betrokken bent en wat voor jouw functie essentiële overleggen zijn. Blijkt het in de praktijk lastiger dan gedacht om helder te krijgen wat voor jouw functie specifieke werkzaamheden zijn? Praat dan eens met collega’s of je leidinggevende. Dit kan heel verhelderend werken!
Met de inventarisatie van je kerntaken ben je klaar voor stap twee.
Bepaal je eerstvolgende actie – Oké, je hebt een overzicht gemaakt van alle werkzaamheden die tot jouw werkdomein behoren, bijvoorbeeld het opstellen van een handleiding ‘Rustig thuis werken’. Bekijk vervolgens eens per klus wat de eerstvolgende (kleine) stap is die je kunt oppakken om vooruit te komen. In mijn voorbeeld kan dat zijn; ‘inspiratie artikelen opzoeken op internet’. Schrijf zo bij alle werkzaamheden de eerstvolgende concrete taak op.
Schieten je ook andere klussen te binnen? Heel goed, schrijf ze gewoon allemaal op.
Orden je werkzaamheden op belangrijkheid – Er is nu een hele lijst ontstaan van concrete acties die om jouw aandacht vragen. Ik hoop dat het je niet al te veel duizelt als het meer werkzaamheden zijn dan je had gedacht!
Het is natuurlijk onmogelijk om direct met alle klussen aan de slag te gaan. Dat hoeft ook niet en dat is eigenlijk ook helemaal niet wenselijk. Als je je werkzaamheden beoordeelt op basis van belangrijkheid en urgentie, krijg je meteen inzicht of je iets wel of niet moet doen en wanneer. Een handig hulpmiddel hierbij is het Belangrijk en Urgent schema.
- Dit is voor mijn functie belangrijk werk – Als je het schema downloadt kun je al je werkzaamheden in een van de vier vakken zetten. Is het een klus die later problemen oplevert als je het niet doet? Dan moet je die klus oppakken. Daarvoor heb je twee opties; je plaatst de klus onder ‘inplannen’ of, als er echt “nood aan de vrouw” is onder ‘direct zelf doen’. Maar wees kritisch; niet alles is zo urgent als het lijkt! Moet dat overzicht nu naar iedereen gemaild worden, of gebeuren er helemaal geen gekke dingen als je het morgenmiddag verstuurt? Je kunt vaak meer werkzaamheden naar het vak ‘inplannen’ verplaatsen dan je denkt!
- Hier kan ik mijn tijd beter niet aan besteden! – De tweede optie is dat er geen problemen komen als jij de taak niet oppakt. Dat zijn dan werkzaamheden die voor jouw werk niet belangrijk zijn. Doe die klussen dan ook niet! Je verantwoordelijkheidsgevoel kan hier in de weg zitten. Realiseer je echter: je verantwoordelijk vóelen kan wat anders zijn dan verantwoordelijk zijn! Hoort de klus niet bij jou, pak het dan niet op en leg het neer bij de collega die dit wel op moet pakken. Het vakje ‘delegeren’ is dan van toepassing. Leer dus los te laten wat niet bij jou hoort! Lastig? Dit artikel helpt je verder. Denk bij werkzaamheden die je beter niet meer kunt doen ook eens aan het continue verversen van je email, het bijwonen van vergaderingen zonder duidelijk doel en het uitvoeren van klussen zonder duidelijke omschrijving.
Je eigen prioriteitenlijst – Met een ingevuld Belangrijk / Urgent schema heb je dus meteen je planning voor de komende tijd in handen! Je doet niets met wat in de twee rechter vakken valt, behalve misschien klussen delegeren, maar je geeft wel al je aandacht aan de linker twee vakken. Dit zijn immers de taken die voor jouw functie echt belangrijk zijn en die je een voldaan gevoel geven als je ze aan het einde van de dag hebt opgepakt. Met deze taken zou je het grootste gedeelte van je dag moeten vullen. Komt er een nieuwe klus of een verstoring voorbij? Ga niet meteen aan de slag, bepaal eerst in welke van de vier kwadranten de werkzaamheden horen. Zo houd je de controle over jouw prioriteitenlijst.
Plannen? Hoe dan! – Je weet nu wat je belangrijkste taken zijn. Hoe maak je hier vervolgens een goede dag- en weekplanning van die past bij jouw manier van werken en die ervoor zorgt dat je je dead-lines haalt? Dat ga ik je vertellen in stap 3! Maar, ga eerst hier lekker mee aan de slag, dan heb je een goede basis om structureel met meer plezier en minder stress te gaan werken…
Vind je het toch lastig om je prioriteiten goed in beeld te krijgen (waar komt het afhandelen email eigenlijk en help, waar plaats ik mijn ad-hoc verstoringen?)… Dan hebben we toch gewoon even contact via beeldbellen! Je krijgt in een half uur persoonlijke inzichten en inspiratie waar je direct mee verder kunt, en dat voor slechts € 25,-. Mail meteen even om een moment te prikken om samen te sparren! info@zoontraining.nl
